Política de Tratamiento de Datos Personales

Notificaciones e Información General

En esta sección encontrará tanto los tiempos de respuesta establecidos por Ley para consultas o reclamos como las notificaciones propias o requeridas por la Ley cuando se presentan cambios significativos en la gestión de datos personales.

Creamos o actualizamos nuestros canales de comunicación

FLOW JAC SYSTEM como responsable de tratamiento de datos personales en cumplimiento del artículo 13 del decreto 1377 de 2013 informa a todos sus titulares que hemos realizado una actualización de los canales de atención que hemos destinado para informar o atender los aspectos relacionados con la protección de datos personales.

Este cambio o ajuste que desarrollamos está enfocado en asegurar que los titulares puedan ejercer en todo momento, y de manera ágil y oportuna los derechos que le otorga la Ley en relación con la protección de datos personales.

Realizaremos este tipo de actualizaciones cuando nuevas normativas de protección de datos entren en vigor en Colombia o como resultado de nuestro trabajo y compromiso en asegurar que los titulares puedan en todo momento contactarnos para conocer acerca de la protección de datos o ejercer los derechos que la Ley le otorga. Si desea conocer nuestra política o tiene preguntas, comuníquese con nosotros escribiéndonos al correo electrónico a protecciondatosflowjac@gmail.com o ingresando a nuestra página web https://www.flowjacsystem.com/es/politicadeprotecciondedatos

Atentamente,

Coordinadora Comercial

Creamos o actualizamos los usos que le damos a los datos personales

FLOW JAC SYSTEM como responsable de tratamiento de datos personales en cumplimiento del artículo 13 del decreto 1377 de 2013 informa a todos sus titulares que hemos realizado una actualización en las finalidades o usos que damos a la información personal que recolectamos para el desarrollo de nuestras actividades. La actualización surge como resultado de la identificación de usos adicionales que debemos dar a la información personal de los titulares.

Este cambio o ajuste que desarrollamos está enfocado en asegurar que los titulares puedan conocer en todo momento para que utilizamos la información personal que le solicitamos o requerimos a través de cualquier canal o medio de recolección.

Realizaremos este tipo de actualizaciones cuando nuevas normativas de protección de datos entren en vigor en Colombia o como resultado de nuestro trabajo y compromiso en la identificación oportuna de los usos que damos a la información personal de los titulares Si desea conocer nuestra política o tiene preguntas, comuníquese con nosotros escribiéndonos al correo electrónico a protecciondatosflowjac@gmail.com o ingresando a nuestra página web https://www.flowjacsystem.com/es/politicadeprotecciondedatos

Atentamente,

Coordinadora Comercial

Actualización de política de tratamiento de datos

FLOW JAC SYSTEM como responsable de tratamiento de datos personales en cumplimiento del artículo 13 del decreto 1377 de 2013 informa a todos sus titulares que hemos realizado una actualización en nuestra política para el tratamiento de datos personales. La actualización surge como resultado de nuestro esfuerzo por estar alineados con los requisitos normativos y el deseo de proporcionarle a los titulares información clara y simple sobre los datos personales que recopilamos, como los utilizamos y como los protegemos.

Todos los cambios o ajustes que desarrollamos están enfocados en asegurar que los titulares puedan comprender más fácilmente aspectos relacionados con la información que recopilamos y para que lo hacemos.

Realizaremos este tipo de actualizaciones cuando nuevas normativas de protección de datos entren en vigor en Colombia o como resultado de nuestro trabajo y compromiso en la mejora continua de la gestión y tratamiento de datos personales. Si desea conocer nuestra política o tiene preguntas, comuníquese con nosotros escribiéndonos al correo electrónico a protecciondatosflowjac@gmail.com o ingresando a nuestra página web https://www.flowjacsystem.com/es/politicadeprotecciondedatos

Atentamente,

Coordinadora Comercial

Información acerca de consultas que se relacionen con la protección de datos.

Cualquier consulta que sea recibida será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que la consulta se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta.

Información acerca de reclamos que se relacionen con la protección de datos.

Cualquier reclamo que sea recibido será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido de esta. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Canales de contacto

Envíenos una consulta, Déjenos una solicitud o un comentario, Manifieste una insatisfacción, Realice una solicitud o queja

En esta sección encontrará tanto los tiempos de respuesta establecidos por Ley para consultas o reclamos como las notificaciones propias o requeridas por la Ley cuando se presentan cambios significativos en la gestión de datos personales.

Los siguientes canales de comunicación corresponden a aquellos que hemos habilitado para atender o redireccionar consultas o reclamos relacionados con la protección datos personales.

Por favor le agradecemos que se abstenga y evite darle un mal uso a los canales que hemos habilitado para informar y gestionar la protección de datos personales.

Consultas o Reclamos

De acuerdo con la normativa de protección de datos, para toda consulta o reclamo tenga en cuenta.

  • Primero dirigirla a nosotros como responsables.
  • Suministrar información que lo identifique como titular.
  • Realizarla a través de los canales autorizados.
  • Consultar y seguir nuestro procedimiento.

Tus derechos como titular

Como titular de la información nos interesa que sepas que en cualquier momento podras.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información.
  • Realizar consultas o reclamos
  • Conocer de forma clara para que usamos los datos.

Política de Tratamiento de Datos


FLOW JAC SYSTEM
trabaja constantemente en mecanismos que permitan asegurar que la Política de Privacidad sea fácil de acceder y entender, es por ello que hemos dividido nuestra política en cuatro (4) secciones que esperamos te ayuden a comprender lo mejor posible como tratamos y gestionamos los datos personales que recolectamos para el desarrollo de nuestras actividades.

Identificación del responsable de tratamiento

FLOWJAC SYSTEM S.A.S constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, en adelante FLOW JAC SYSTEM, actuando como responsable del tratamiento de información personal, se identifica a través de los siguientes datos:

Razón social: FLOWJAC SYSTEM S.A.S
NIT: 901.268.402-7
Dirección Física: Cr. 17A # 119A 09
Correo electrónico: director@flowjacsystem.com
Teléfono: 601 213 8809

Definiciones

  1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
  5. Dato personal sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  6. Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.
  7. Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del Titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
  8. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  9. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  10. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  11. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

Objetivo de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de FLOW JAC SYSTEM, dando así cumplimiento al artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.

Alcance de la política

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de FLOW JAC SYSTEM, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales. Así mismo establece los criterios que FLOW JAC SYSTEM ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, las finalidades, las medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

La presente Política de tratamiento de datos personales está dirigida a cualquier titular de la información o aquel que actúe como su representante legal y del cual FLOW JAC SYSTEM haya requerido información personal para el desarrollo de alguna actividad.

Tipos de datos personales tratados

FLOW JAC SYSTEM en el desarrollo de sus actividades requiere realizar el tratamiento de las siguientes categorías de datos:

  1. Datos académicos
  2. Datos de características personales
  3. Datos de contacto
  4. Datos de salud
  5. Datos laborales
  6. Datos patrimoniales
  7. Datos públicos
  8. Datos sensibles

Tratamiento al cual se someten los datos personales

Los datos personales que son obtenidos por FLOW JAC SYSTEM están sometidos a los siguientes tratamientos:

Recolección

FLOW JAC SYSTEM recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información personal será obtenida de tres formas diferentes: a) directamente del titular, b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas de información.

Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.

Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

La información personal que se encuentre sujeta a requerimientos de Ley permanecerá almacenada en nuestras bases de datos de acuerdo con lo que para esto la Ley haya establecido, en aquellos casos donde la Ley no se ha pronunciado la información permanecerá mientras que la finalidad para la cual fue recolectada se encuentre vigente.

Circulación

Por regla general, FLOW JAC SYSTEM no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades, amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transmisión de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.

Supresión

La supresión de la información personal que haya sido recolectada se llevará a cabo cuando: (I) no sea necesaria para el cumplimiento de aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros, de auditoria o este cubierta por disposiciones o requerimientos de Ley, (II) No afecte o implique la perdida de trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de información donde reposa la información; (III) Se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados. (IV) Sea solicitada por el titular de los datos o aquel que demuestre que se encuentra autorizado y no vaya en contra de las definiciones anteriores. No obstante, pueda que alguna información se conserve únicamente con fines estadísticos o de auditoria.

Usos o finalidades de la recolección de información

El uso o finalidad que se da a la información personal recolectada de cada tipo de titular es:

Tipos de Titular Finalidades de Uso
Clientes
  1. Mantener un registro histórico, científico o estadístico
  2. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización
  3. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  4. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos
  5. Realizar actividades de gestión administrativa
  6. Generar facturas
  7. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  8. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
  9. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades
  10. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial
  11. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  12. Realizar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo
  13. Realizar actividades de cobro y pago
  14. Realizar actividades de fidelización
  15. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  16. Realizar la formalización de ajustes o acuerdos de pago
  17. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos
Proveedores y Contratistas
  1. Mantener un registro histórico, científico o estadístico
  2. Generar modelos y datos para la toma de decisiones
  3. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización
  4. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  5. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general
  6. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales
  7. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  8. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos
  9. Realizar actividades de gestión administrativa
  10. Realizar la verificación de datos y referencias
  11. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  12. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
  13. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades
  14. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  15. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad
  16. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos
  17. Realizar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo
  18. Cumplir con los deberes económicos y contables de la organización
  19. Realizar actividades de cobro y pago
  20. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  21. Realizar la formalización de ajustes o acuerdos de pago
  22. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos
  23. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo
  24. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL.
  25. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal
  26. Adelantar procedimientos administrativos y de control interno
  27. Realizar la verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros
  28. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con proveedores
Visitantes
  1. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
  2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  3. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  4. Realizar actividades de gestión administrativa
  5. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  6. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  7. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad
  8. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos
  9. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  10. Generar estadísticas internas
  11. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones
  12. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19
  13. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones
  14. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones
  15. Realizar el registro de entrada y salida de activos, paquetes, documentos o correspondencia
  16. Realizar la gestión y administración de las instalaciones
Referidos
  1. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  2. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general
  3. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  4. Realizar actividades de gestión administrativa
  5. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  6. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  7. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
Prospectos
  1. Generar modelos y datos para la toma de decisiones
  2. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización
  3. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  4. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  5. Realizar actividades de gestión administrativa
  6. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  7. Adelantar comunicaciones a distancia para la venta de productos o servicios
  8. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  9. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  10. Realizar prospección comercial
  11. Generar estadísticas internas
Pacientes
  1. Mantener un registro histórico, científico o estadístico
  2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  3. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general
  4. Realizar encuestas de opinión
  5. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  6. Realizar actividades de gestión administrativa
  7. Generar facturas
  8. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  9. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  10. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad
  11. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos
  12. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  13. Adelantar la administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.
  14. Preservar la seguridad de los activos y personas
  15. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones
  16. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal
  17. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19
  18. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones
  19. Adelantar procedimientos administrativos y de control interno
  20. Informarle o hacerlo participe de programas de promoción y prevención
  21. Adelantar la gestión autorizaciones servicios de salud
  22. Realizar investigación epidemiológica y actividades análogas
  23. Gestionar el registro de imágenes y exámenes diagnósticos
  24. Realizar el registro de citas médicas u odontológicas
  25. Adelantar la gestión de órdenes médicas y medicamentos
  26. Mantener control y registro de su historial clínico
  27. Adelantar la gestión de aspectos asociados a las condiciones físicas o mentales
Empleados o exempleados
  1. Mantener un registro histórico, científico o estadístico
  2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
  3. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  4. Realizar actividades de gestión administrativa
  5. Realizar la verificación de datos y referencias
  6. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
  7. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades
  8. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  9. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad
  10. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos
  11. Realizar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo
  12. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  13. Realizar la formalización de ajustes o acuerdos de pago
  14. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos
  15. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo
  16. Cumplir con los requisitos asociados a las relaciones laborales y condiciones de trabajo
  17. Adelantar la administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.
  18. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL.
  19. Gestionar las actividades asociadas al manejo de personal
  20. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados o empleados actuales
  21. Cumplir con los requisitos de gestión de riesgos laborales
  22. Preservar la seguridad de los activos y personas
  23. Gestionar y realizar el pago de nomina
  24. Adelantar la gestión de riesgos laborales y la prevención y protección del recurso humano ante enfermedades y accidentes del ámbito laboral
  25. Realizar control de horario
  26. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones
  27. Realizar la verificación de riesgo de salud
  28. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal
  29. Cumplir con los requisitos de pago de prestaciones sociales
  30. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19
  31. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones
  32. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones
  33. Adelantar procedimientos administrativos y de control interno
  34. Cumplir con la declaración y pago de aportes de seguridad social
  35. Realizar procesos de formación de personal interno

Tratamiento de datos sensibles

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades

Tipo de Dato Sensible Finalidad de Recolección
Datos de salud
  1. Realizar actividades de gestión administrativa
  2. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo
  3. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL.
  4. Cumplir con los requisitos de gestión de riesgos laborales
  5. Adelantar la gestión de riesgos laborales y la prevención y protección del recurso humano ante enfermedades y accidentes del ámbito laboral
  6. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones
  7. Realizar la verificación de riesgo de salud
  8. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19
Datos personales
  1. Generar modelos y datos para la toma de decisiones
  2. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general
  3. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales
  4. Adelantar el ofrecimiento productos y servicios
  5. Realizar encuestas de opinión
  6. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio
  7. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos
  8. Realizar actividades de gestión administrativa
  9. Realizar la verificación de datos y referencias
  10. Generar facturas
  11. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
  12. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
  13. Adelantar comunicaciones a distancia para la venta de productos o servicios
  14. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades
  15. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial
  16. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos
  17. Enviar y compartir publicidad propia
  18. Realizar actividades de cobro y pago
  19. Realizar actividades de fidelización
  20. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  21. Realizar actividades de marketing tradicional o digital
  22. Realizar prospección comercial
  23. Generar estadísticas internas
  24. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con proveedores
  25. Realizar la gestión y administración de las instalaciones
  26. Gestionar el registro de imágenes y exámenes diagnósticos

Autorización para el tratamiento de datos

FLOW JAC SYSTEM solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello generará mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley

Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

En el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos de los menores de edad. FLOW JAC SYSTEM podrá requerir el tratamiento de datos personales de menores de edad para dar cumplimiento a aspectos legales como: I) El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 relacionado con la obligación de adelantar la vinculación de aprendices y II) El derecho de los afiliados al Sistema de Seguridad Social de afiliar a cualquier pariente dentro del tercer grado de consanguinidad o a cualquier menor de 12 años (sea o no pariente) siempre y cuando dependa económicamente

En caso de requerir la recolección directa de datos personales de niños, niñas y adolescentes, FLOW JAC SYSTEM solicitará la autorización de tratamiento con el consentimiento informado de los padres o adultos responsables de los menores de edad

Medidas de seguridad y protección

FLOWJAC SYSTEM S.A.S ha adoptado las medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, internamente se han implementado protocolos y lineamientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Obligaciones de los encargados de la información personal

Las empresas y/o personas externas a FLOW JAC SYSTEM, que en virtud de una relación contractual realice el tratamiento de datos personales, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  4. Adoptar un manual interno de políticas que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

En caso de operar como encargado de la información

En los casos de que FLOW JAC SYSTEM opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto FLOW JAC SYSTEM presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requiramos, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

Derechos de los titulares

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que FLOW JAC SYSTEM tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que FLOW JAC SYSTEM está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.El titular está facultado para solicitar:

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Conocer por qué y para qué FLOW JAC SYSTEM, recolecta información en base de datos.
  4. Revocar la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de FLOW JAC SYSTEM y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  5. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando FLOW JAC SYSTEM no haya atendido satisfactoriamente consultas o reclamos.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes

Tiempos de atención

Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a FLOW JAC SYSTEM, acceso a su información personal. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a FLOW JAC SYSTEM, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando FLOW JAC SYSTEM no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

Procedimiento para ejercer los derechos como titular de los datos

Titulares o personas facultadas para ejercer los derechos

Podrá ejercer sus derechos cualquier titular de la información o aquel que actúe como su representante legal. Los siguientes titulares son meramente con carácter ejemplificativo y no son exclusivos, ni excluyentes.

  1. Clientes
  2. Proveedores y Contratistas
  3. Visitantes
  4. Referidos
  5. Prospectos
  6. Pacientes
  7. Empleados o exempleados

Información que debe acreditar el titular o persona

Para el radicado y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  1. Nombres y apellidos completos
  2. Tipo y número de identificación
  3. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  4. Medios para recibir respuesta a su solicitud,
  5. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  6. Firma (si aplica) y número de identificación.

Todo ejercicio de sus derechos requiere de legitimación previa, de acuerdo con lo descrito en el artículo 2.2.2.25.4.1 de decreto 1074, por lo cual toda petición o reclamo asociados a solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañada de cualquiera de los siguientes documentos:

  1. Fotocopia de su documento de identidad
  2. Carta autenticada de acreditación de causahabiente
  3. Carta autenticada de representación o apoderamiento
  4. Otro documento que acredite la facultad de representación del titular de los datos

Solicitud de imágenes o videos

En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

  1. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha, hora, lugar y demás información que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video
  2. Justificar la necesidad de la solicitud
  3. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de que el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato

Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos

Para que proceda el trámite, FLOW JAC SYSTEM:

  1. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2.2 de la presente política
  2. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o video
  3. En caso de que afecte derechos de terceros, FLOW JAC SYSTEM notificará que dentro de la información solicitada se encuentran imágenes de terceros, por lo cual se requiere realizar la anonimización (hacer borrosa o fragmentar) de los datos. Los costos de dicho proceso de anonimización deben ser cancelados por el solicitante.
  4. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, FLOW JAC SYSTEM citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que requiere.

Canales y Responsable

Canales habilitados para el ejercicio de los derechos

FLOW JAC SYSTEM tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data.

Canal de Atención Valor
Punto atención presencial: Cr 17A # 119 a 09
Teléfono móvil: 318 312 5457
Correo electrónico: calidadflowjacsystem@gmail.com
Página web: www.flowjacsystem.com/es/politicadeprotecciondedatos

Estos son los únicos canales que FLOW JAC SYSTEM tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, como titular usted deberá tenerlos presente.

Responsable del cumplimiento de la política

El responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares en FLOW JAC SYSTEM será la Coordinadora Comercial, En todo caso el responsable, podrá requerir otras áreas de FLOW JAC SYSTEM para efectos de verificar el cumplimiento de la normativa relativa a protección de datos personales. En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede contactarnos a través de los canales anteriormente descritos

Disposiciones

  • Medidas permanentes
    En el tratamiento de datos personales, FLOW JAC SYSTEM de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información.
  • Vinculo con la política
    Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con FLOW JAC SYSTEM, deberá acatar la presente política. Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de políticas relativas a la protección de datos personales
  • Cumplimiento de los principios
    FLOW JAC SYSTEM garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos de FLOW JAC SYSTEM.
  • Inscripción de las bases de datos en el RNBD
    Dando cumplimiento a las disposiciones normativas, FLOW JAC SYSTEM llevará a cabo la inscripción de las bases de datos que tiene en posesión de acuerdo con lo descrito en el Decreto 090 de enero de 2018, el cual modifica y redefine los artículos 2.2.2.26.1.2 Ámbito de Aplicación y 2.2.2.26.3.1 Plazo de Inscripción del Decreto 1074 de 2015.
  • Vigencia
    Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información o mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Cambios y Vigencia

  • Fecha de aprobación de la política y entrada en vigor
    La presente política entra en vigor a partir del 2022/08/22 en su version 1.0.0.0 y reemplaza nuestra política anterior.
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